職業訓練に申し込む際、願書を郵送するのが初めてという方も多いのではないでしょうか。
私自身もそうでしたが、今回申し込んだ訓練はeラーニング形式で、実施場所が他府県の訓練校だったため、郵送で提出する必要がありました。
この記事では、実際に訓練校へ願書を郵送した際の流れとして、送付状や封筒、郵送方法について詳しく紹介します。あわせて、「次に同じことをするならこうしたい」と感じた点も記載しています。これから郵送される方にとって、少しでも参考になれば幸いです。
※この記事は私の体験に基づいています。制度や手順は変更されることがあるため、最新情報を随時チェックすることをお勧めします。
願書の郵送手続きの流れ
願書の入手
受講申込書（様式C-1 第１面～第３面の３枚）は、ハローワーク訪問時に受け取りました。記入内容の詳細については、以下の記事で紹介していますので、そちらを参照してください。
👉 ハローワーク訪問記 9回目：認定日3回目と職業訓練（願書提出）
下記は、受講申込書 様式C-1の1ページ目の一部（上部のみ）を画像で紹介しています。
書類全体をご覧になりたい方は、↑のリンク先の記事をご覧ください。
郵送の準備
職業訓練校へ願書を郵送するにあたり、以下を準備しました。
- A4サイズ封筒（ダイソーで購入）
- 透明のクリアファイル
- 自作の送付状（Wordで作成）
送付状には、氏名・連絡先・送付目的などを記載し、簡潔かつ丁寧な文面に仕上げました。
Word形式のテンプレート（個人情報を除いたサンプル）も用意していますので、後ほど紹介します。
A4サイズ封筒
封筒は、ダイソーで購入した「A4 角形２号 ホワイト封筒７枚入り」を使用しました。A４サイズの書類が折らずにそのまま入る、定形外郵便対応の封筒です。
白封筒を選んだ理由は、ビジネス用途や公的書類の郵送においてもっとも一般的で、丁寧な印象を与えるためです。茶封筒よりも「正式書類感」があり、就職関連の書類や応募書類にも多く使われています。
自作の送付状
Wordを使って、訓練校への書類送付時に添える案内状（送付状）を作成しました。
📄 送付状テンプレート（Word形式）をダウンロードできます
実際に訓練校へ送付した際の構成をもとに、個人情報を除いた雛形として編集可能なWordファイルを用意しました。
ご自身の宛名・氏名などを差し替えて自由にお使いください。
⚠ 本テンプレートは一例です。書式や内容は訓練校によって異なる可能性があるため、ご利用は自己責任でお願いします。
封筒への封入と宛名貼付
封筒には、以下のように書類をまとめて入れました：
- 書類（送付状＋受講申込書）を透明クリアファイルに封入
- 宛名をPCで印刷し、封筒の表面に貼付
- 裏面には差出人（自分）の住所・氏名を貼付
クリアファイルを使うことで、書類が折れたり汚れたりするのを防げますし、見た目も整います。
また、表面には「受講申込書 在中」と赤字で囲み書きをし、裏面には「〆（しめ）」の字を手書きして封印しました。
以下は実際に封入した封筒の画像です。
💡 次に活かすなら
今回は宛名を印刷して貼り付けましたが、あとから調べると公的な書類や応募関係の郵送では「宛名は手書きの方が丁寧で好印象」とされているようです。次に同じような書類を送るなら、宛名は手書きしたいと思います。
また、透明なクリアファイルは中身がやや透けて見えたため、次に同様の書類を出すなら不透明タイプを選びたいと思います。
とはいえ、実際には問題なく受理され、無事に合格もできましたので過剰に心配しなくても大丈夫とも思います。
郵便局で簡易書留を利用
郵送方法としてハローワーク職員が言っていた「簡易書留」を選びました。郵便局の窓口で手持ちの切手を渡し、局員の方に貼ってもらい発送。配達予定日も確認しました。
数日後、郵便局の「郵便追跡サービス」で無事に届いたことを確認できました。
💡 次に活かすなら
今回は簡易書留で発送しました。配達状況を確認すると、一度「ご不在のため持ち戻り」となっており、受け取りに手間がかかってしまったようです。
簡易書留は補償がある点で安心ですが、相手の受取サインが必要で再配達になる可能性があるため、相手にとっては負担になる場合もあります。
次回は、補償は付きませんが、ポスト投函が可能で追跡もできる「特定記録郵便」を選びたいと思います。
また、手持ちの切手だと額を揃えるために複数枚貼ることになり、見た目がやや煩雑になってしまいました。窓口で郵便代を支払えば、もう少しスマートな見た目で印象も良かったかもしれません。
とはいえ、結果的に合格できたので、過剰に心配する必要はないとも思います。
郵送後の対応：訓練校へメール連絡
訓練校のPR案内資料に基づき、書類を郵送した当日に訓練校宛にメールを送付しました。メールには以下の内容を記載しました。
- 氏名
- 訓練コース番号
- 郵送日
- 郵送方法：簡易書留
- 郵送物内容：受講申込書一式
メール送付して数日後、訓練校から「受領しました。選考日程が近づきましたら改めてご連絡いたします」という返信をいただき、無事に受付されたことが確認でき、安心しました。
まとめ
願書を郵送するという一見シンプルな作業でも、準備から発送、事後対応まで意外と気を使うポイントがありました。
結果的にはどの工程も問題なく進み、後日無事に合格通知を受け取ることができました。
しかし、あとから見直すと「もっと良い方法もあったかも？」と思う点もありました。
この経験が、これから願書を送る方にとって少しでも参考になれば幸いです。
👉 次回記事（準備中）：職業訓練オンライン面接と合格発表の流れ
